Процедури

ПРОЦЕДУРА ЗА СЕРТИФИКАЦИЯ НА БИОЛОГИЧНИ ПРОДУКТИ

1. ОБЕКТ

Настоящата процедура се прилага от Грийн Био Серт за извършване на контрол и сертификация на биологични продукти, в съответствие с действащото европейско, национално и международно законодателство и стандарти.

Цялостното управление на сертификационния процес, включително издаването на сертификати за съответствие, се извършва в съответствие с изискванията на:

• стандарта БДС EN ISO/IEC 17065:2012;
• Регламент (ЕС) 2018/848;
• Регламент (ЕС) 2017/625;
• Наредба № 5 от 3 септември 2018 г.;
• Изпълнителна агенция „Българска служба за акредитация“ (БСА), в качеството ѝ на национален орган по акредитация.

Сертификатът за съответствие се издава след успешно завършване на процеса по оценка и удостоверява, че сертифицираният биологичен продукт или продукт в преход отговаря на всички приложими нормативни изисквания и стандарти.

Грийн Био Серт е документирало, внедрило и да поддържа система за управление, съобразена с изискванията на посочените нормативни документи.

Целта е да се осигури пълно съответствие с разпоредбите на европейското и националното законодателство в областта на биологичното производство.

Процедурата се прилага във връзка със сертификацията на биологични продукти от следните категории*:

• Непреработени растения и растителни продукти, включително семена и друг растителен репродуктивен материал;
• Животни и непреработени животински продукти;
• Преработени селскостопански продукти, включително аквакултурни продукти, предназначени за ядене;
• Фуражи;
• Вина.

*Категории продукти, както са дефинирани в член 35, ал. 7 от Регламент (ЕС) 2018/848.

Сертификацията на група от оператори не е включена.

2. ПОЗОВАВАНЕ

• EN ISO/IEC 17065:2012 – Оценяване на съответствието. Изисквания към органите, за сертификация на продукти, процеси и услуги;
• EA-3/12 M: 2022 Политика на ЕА за акредитация на сертификация на биологично производство.
• Регламент (ЕС) 2018/848 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2018 година относно биологичното производство и етикетирането на биологични продукти и за отмяна на Регламент (ЕО) № 834/2007 на Съвета;
• Регламент (EС) 2017/625 на Европейския парламент и на Съвета от 15 март 2017 година относно официалния контрол и другите официални дейности, извършвани с цел да се гарантира прилагането на законодателството в областта на храните и фуражите, правилата относно здравеопазването на животните и хуманното отношение към тях, здравето на растенията и продуктите за растителна защита

Национално законодателство

• Закон за прилагане на общата организация на пазарите на земеделски продукти на Европейскиясъюз (ЗПООПЗПЕС);
• Наредба № 5 от 3 септември 2018 г. за прилагане на правилата на биологично производство, етикетиране и контрол, и за издаване на разрешение за контролна дейност за спазване на правилата на биологичното производство, както и за последващ официален надзор върху контролиращите лица

3. ТЕРМИНИ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

• БСА: Изпълнителна агенция “Българска служба за акредитация”
• СУ: Система за управление
• МЗХ: Министерство на земеделието и храните
• ДФЗ: Държавен фонд земеделие
• КЗ: Компетентно звено
• КЛ: Контролиращо лице
• EA: Европейска акредитация

4. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

Грийн Био Серт ЕООД e дружество с ограничена отговорност, което работи в съответствие с основните изисквания на БДС EN ISO/IEC17065:2012 Оценяване на съответствието, изисквания към органите за сертификация на продукти, процеси и услуги.

Грийн Био Серт ЕООД е регистрирано по търговския закон и е вписано в търговски регистър и регистър на юридическите лица с нестопанска цел с ЕИК/ПИК 206701259. Основният предмет на дейност на дружеството е контрол и сертификация на производството и търговията с биологични продукти в страната и чужбина съгласно всички приложими международни и национални, публични или частни стандарти и нормативи. Контрол и сертификация на продукти, от какъвто и да е тип и произход, съгласно всички приложими международни и национални, публични или частни стандарти и нормативи, сертификация на системи за управление на качеството, съгласно всички приложими международни и национални, публични или частни стандарти и нормативи, сертификация на персонал съгласно всички приложими международни и национални, публични или частни стандарти и нормативи, обучение и изследвания на системи по качество, включително създаване на нови стандарти и норми за производство и контрол, създаване и реализация на курсове за обучение, сътрудничество с други контролни органи за сертификация, проектиране и реализация на нови методи за контрол, участие като експерти в национални и международни срещи по сертификация, организация и провеждане на курсове и обучения, които ползват или не публично финансиране, създаване и поддържане на връзки с институции и организации – национални и международни за получаване на реципрочни акредитации. Обучения, научни изследвания и експериментални разработки в областта на биотехнологиите, приложими за здравеопазване, околната среда, както и всяка друга дейност, незабранена от закона.

Дружеството е с изцяло частна собственост и носи юридическа отговорност за всички свои действия, свързани с извършването на контрол и сертификация на производството и търговията с биологични продукти.

Седалището на дружеството е в гр. София, п.к. 1113, ж.к. Изток, ул. Д-р Любен Русев № 6, бл. Б-1, ет. 2, ап. 17

Финансирането на дружеството се осъществява чрез предоставяне на услуги по контрол и сертификация на биологично производство и етикетиране на биологични продукти, а именно сертификация на биологични продукти от следните категории*:

• Непреработени растения и растителни продукти, включително семена и друг растителен репродуктивен материал;
• Животни и непреработени животински продукти;
• Преработени селскостопански продукти, включително аквакултурни продукти, предназначени за ядене;
• Фуражи;
• Вина.

*Категории продукти, както са дефинирани в член 35, ал. 7 от Регламент (ЕС) 2018/848.

Сертификацията на група от оператори не е включена.

Договор за сертификация

Грийн Био Серт ЕООД сключва с всеки оператор юридически обвързващ договор за предоставяне на услуги по сертификация Договор за сертификация – БИО.

След подписване на договора, операторът е задължен, в 10-дневен срок, да потвърди извършваните от него дейности в Регистъра по чл. 45 от Наредба № 5 от 3 септември 2018 г.

Датата на потвърждението в регистъра се счита за официалната дата на уведомяване на Министерството на земеделието и храните за започване на съответната дейност.

Оператор или група от оператори нямат право да сключват договор с повече от едно контролиращо лице във връзка с дейности, извършвани в Република България, по отношение на една и съща категория продукти, включително случаите, в които те участват в различни етапи на производство, обработка и разпространение във връзка с член 35, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2018/848. При сключен договор за контрол с различни контролиращи лица същите обменят информация за дейността, която контролират, и за установени несъответствия и/или нарушения.

Договорът за сертификация – БИО урежда в пълнота правата и задълженията на страните и включва всички отговорности, произтичащи от извършването на дейности по контрол и сертификация.

Подписаният договор за сертификация – БИО съдържа, наред с други клаузи, и следните основни елементи:

• изискване клиентът винаги да спазва изискванията за сертификация и да прилага всички промени, посочени от Грийн Био Серт.
• изискване, че ако сертификацията се отнася за непрекъснато производство, сертифицираният продукт продължава да отговаря на изискванията за продукта.
• изискване от клиента да се предостави цялата необходима документация, файлове и достъп до необходимото оборудване, местоположение(я), площ(и), персонал и данни за подизпълнители, с оглед безпроблемното провеждане на оценките за съответствие. Освен това позволява присъствието на наблюдатели (например БСА оценители, представители на компетентното звено по време на проверките), както и да има система за разследване на жалби.
• изискване клиентът да рекламира своята сертификация в съответствие с обхвата на сертификация.
• изискване клиентът да не използва сертификацията на свой продукт по начин, който може да дискредитира Грийн Био Серт и да не прави никакви изявления по отношение на сертификацията на свой продукт, които биха могли да бъдат счетени от Грийн Био Серт като подвеждащи или неразрешени;
• изискване клиентът да спре да използва и популяризира всякакви промоционални материали, които съдържат препратка към сертификацията, в случаите, когато сертификатът е бил отменен, оттеглен или спрян. Клиентът е длъжен да предприеме необходимите действия, както е описано в тази процедура (например връщане на сертификат).
• изискване клиентът в случай на необходимост да предостави копия от сертификата за съответствие на трети страни, като се възпроизвежда без да се крият подробности или страници от сертификата.
• изискване клиентът да спазва условията на Грийн Био Серт, когато се позовава на неговия сертификационен статус в медиите, интернет, брошури и други рекламни материали или други документи.
• изискване към клиента да спазва всички изисквания, описани в схемата за сертификация, свързани с използването на сертификационни марки/лога и информация, свързана с продукта.
• изискване клиентът да внедри система за идентификация, записване и разследване на всякакви оплаквания относно предоставения продукт. Освен това той е длъжен да даде писменото си съгласие на Грийн Био Серт за разкриване на всяка жалба на трета страна, която го засяга.
• изискване, че клиентът е длъжен да информира Грийн Био Серт незабавно, за всяка значителна промяна, свързана с:
• правно, търговско и организационно състояние, както и статут на собственост;
• неговата организационна структура и управление (например висше ръководство или технически персонал или персонал, който взема решения);
• адреса за контакт и адрес на съоръженията;
• продуктът или методът на производство на продукта,
• неговата система за управление и процеси.

Използване на лицензи, сертификати и знаци за съответствие

а) Използване на логото на Европейския съюз за биологично производство

Логото на Европейския съюз за биологично производство може да се използва при етикетирането, представянето и рекламирането на продукти, които са в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848.

Логото на Европейския съюз за биологично производство може да се използва също така за предоставяне на информация и за образователни цели, свързани със съществуването и рекламата на самото лого, при условие че такава употреба не може да подведе потребителя по отношение на биологичното производство на специфични продукти и при условие че логото е възпроизведено в съответствие с правилата, посочени в приложение V от Регламент (ЕС) 2018/848.

Използването на логото на Европейския съюз за биологично производство не е задължително за продукти, внесени от трети държави. Когато логото е поставено на етикета на такива продукти, обозначението, посочено в член 32, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2018/848, също се поставя на етикета.

Логото на Европейския съюз за биологично производство следва модела, определен в приложение V Регламент (ЕС) 2018/848, и съответства на правилата, определени в същото приложение.

При етикетирането, представянето и рекламирането на продуктите, които са в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848, може да се използва лого с национален или частен характер.

б) Използване на логото на Грийн Био Серт

След успешно преминаване на процеса по оценяване, на оператора се предоставят сертификат за съответствие и логото на Грийн Био Серт за биологични продукти.

Логото на Грийн Био Серт е интелектуална собственост на Грийн Био Серт ЕООД.

Логото и сертификатът за съответствие:

• могат да се използват единствено от оператора, на когото са издадени;
• не подлежат на прехвърляне;
• не могат да бъдат използвани върху продукти, които не са включени в обхвата на сертификацията.

Всяка форма на подвеждане или злоупотреба с логото се счита за съществено несъответствие и води до спиране на действието на издадения сертификат.

Условия за използване на логото:

Операторите могат да използват логото на Грийн Био Серт при спазване на следните условия:

• в комбинация с името на оператора или сертифицираната му дейност, и с ясна препратка към обхвата на сертификация;
• при позоваване на номера на издадения сертификат;
• в комбинация с обозначението „Биологичен продукт“ или „Продукт в преход“, с ясно посочване на използвания стандарт: Регламент (ЕС) 2018/848;
• при стриктно спазване на пропорциите, цветовете и графичните изисквания, предоставени от Грийн Био Серт и само след предварително одобрение за конкретното използване.

Допълнителни разпоредби:

• Използването на логото не е задължително.
• Във всички случаи, отговорниците по сертификация на Грийн Био Серт оказва съдействие на операторите за правилното прилагане на настоящите изисквания, включително предварителен преглед и одобрение на графичното използване на логото.

Управление на безпристрастността

Всички дейности по сертификация се извършват по безпристрастен начин.

Безпристрастността на Грийн Био Серт се осигурява от неговия устав (не предоставя консултантски услуги), неговата организационна структура, но също и от процеса на сертификация БИО, който осигурява независимата работа на одиторите и отговорните отдели за сертификация.

Грийн Био Серт гарантира, че целият персонал, включително одитори, оценители, ръководители и външни сътрудници, няма каквато и да е форма на взаимоотношение с операторите, които подлежат на оценка. Това се удостоверява чрез подписване на декларации за безпристрастност и конфиденциалност.

Дружеството поддържа и прилага система за управление, която осигурява независимостта и обективността на сертификационния процес. Безпристрастността на дейността на Грийн Био Серт се наблюдава и оценява от специално създадения Комитет по безпристрастност.

Всички ръководни служители, както и външни партньори на Грийн Био Серт, подписват декларации за взаимна поверителност, с които се задължават да:

• не допускат търговски, финансови или други външни влияния, които биха могли да застрашат обективността на сертификационните дейности;
• съхраняват в тайна всяка поверителна информация, получена във връзка с извършваните дейности;
• избягват всякакви конфликти на интереси, които могат да повлияят на независимостта на оценката.

Висшето ръководство се ангажира да гарантира безпристрастността на дейностите по сертификация и неговите членове също подписват Декларацията за безпристрастност и поверителност.

Всички, които пряко или косвено участват в процеса на сертификация, подписват декларация за безпристрастност и поверителност.

Грийн Био Серт няма взаимовръзки с други юридически лица под свой контрол, така че не съществува по-голям риск за безпристрастността.

Грийн Био Серт не предоставя консултантски услуги на системи за управление и продукти, базирани на стандарта БДС EN ISO/IEC 17065:2012, както и за останалите акредитирани услуги. Това е записано и в устава на Грийн Био Серт.

Всички ръководители/сътрудници на Грийн Био Серт (вътрешни/външни), действат по недискриминационен начин и подписват декларацията за безпристрастност и поверителност.

Отговорност и финансиране

Грийн Био Серт ЕООД е независим правен субект, чиято финансова дейност се основава изключително на предоставянето на услуги по контрол и сертификация.

Преди извършване на каквато и да е инспекция или одит, се гарантира наличие на правно обвързващо споразумение (договор) с оценявания клиент. Договорът съдържа клаузи, които осигуряват финансовото уреждане на задълженията на клиента, свързани с предоставяните услуги.

Недискриминационни условия

Политиките и оперативните процедури на Грийн Био Серт не дискриминират по отношение на предоставяните услуги.

Предоставяните услуги са публично описани на интернет страницата и в социалните медии и всяка заинтересована страна (без дискриминация) може да кандидатства за сертификация, като попълни формуляра Заявление за сертификация БИО, достъпен публично на интернет страницата на дружеството https://greenbio.bg

Достъп до процедурите за сертификация на продукти и информация за сертификация се предоставя на всички клиенти, независимо от размера, продуктите и предмета, които желаят да бъдат сертифицирани. Не се прави разграничение според размера на бизнеса, членството в асоциация/група или броя на вече издадените сертификати.

БЕЛЕЖКА: Грийн Био Серт си запазва правото да отхвърли заявление за сертификация или да откаже предоставяне на сертификационни услуги в случаи, при които са налице сериозни основания, включително, но не само:

• участие на заявителя в незаконни дейности;
• установяване на обстоятелства или поведение, което може да накърни доброто име, репутацията или безпристрастността на Грийн Био Серт ЕООД.

В обхвата на сертификацията на продукти, Грийн Био Серт осигурява прозрачност чрез свободно предоставяне на информация относно:

• изискванията за оценка,
• процедурите по преглед и вземане на решения,
• както и надзорните дейности,

при стриктно спазване на изискванията за защита на личните данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета (Общ регламент относно защитата на данните – GDPR).

Опазване на професионалната тайна

Грийн Био Серт носи отговорност чрез законово приложими споразумения (договори) със своите клиенти за информацията, получена или генерирана по време на дейностите по сертификация. С изключение на информацията, която клиентът прави публично достъпна или когато е договорено между Грийн Био Серт и клиента, цялата друга информация се счита за поверителна и трябва да се третира като такава. Грийн Био Серт ще информира клиента за желанието си да публикува част от тази информация.

Когато Грийн Био Серт е задължен по закон или е упълномощен от условията на договора да разкрива поверителна информация, клиентът или участващото лице ще бъде уведомено за вида на информацията, която ще бъде разкрита, освен ако това не е забранено със закон.

Информация, свързана с клиенти, придобита чрез други източници (различни от клиенти), например официални органи или лице, подало жалба, тя се третира като поверителна.

Обществено достъпна информация

Грийн Био Серт поддържа следната информация и я предоставя при мотивирано писмено искане:

• информация (или позоваване на) съответната схема за сертификация, а именно Регламент (ЕС) 2018/848, включително процедури за оценяване, правила и процедури за предоставяне, поддържане, разширяване или ограничаване на обхвата, за временно спиране, отнемане или отказ за сертификация (уведомление чрез тази процедура за сертификация, публикуван на интернет страницата на Грийн Био Серт);
• описание на начина, по който се финансира Грийн Био Серт (бележка: от неговите клиенти) и обща информация за разходите за сертификация, както е налично във Финансовите данни на интернет страницата Грийн Био Серт (уведомление чрез тази процедура за сертификация, публикуван на интернет страницата на Грийн Био Серт) за потенциални (в процеса на кандидатстване) и съществуващи клиенти;
• описание на правата и задълженията на клиенти, които са кандидатствали или са съществуващи клиенти, включително изисквания, ограничения за използването на името на Грийн Био Серт и знаците/логата на Грийн Био Серт и начина, по който трябва да бъдат представени към предоставения сертификат (уведомяване чрез тази процедура за сертификация, публикуван на интернет страницата на Грийн Био Серт) и;
• информация за управлението на жалби и възражения (уведомяване чрез тази процедура за сертификация, публикуван на уеб интернет страницата на Грийн Био Серт и чрез интернет страницата на Грийн Био Серт).

5. ИЗИСКВАНИЯ ОТНОСНО СТРУКТУРАТА

Организационна структура и висше ръководство

Дейностите по сертификация на продукти се управляват и документират по начин, който гарантира безпристрастност, в съответствие с Процедурата за безпристрастност и поверителност.

Грийн Био Серт има документирана организационна структура и длъжностни характеристики за целия участващ персонал и свързаните с тях комисии.

Грийн Био Серт има правила за работа и действие на всички комисии, участващи в процеса на сертификация.

Механизъм за запазване на безпристрастност

Грийн Био Серт гарантира безпристрастност във всички свои дейности. Основният орган на Грийн Био Серт за гарантиране на безпристрастност е Комитет по безпристрастност.

Комитетът по безпристрастност има право да предприема независими действия, ако ръководството на Грийн Био Серт не се съобрази с неговите препоръки. Когато се предприемат такива действия, трябва да бъдат спазени изискванията за опазване професионалната тайна по отношение на клиента и Грийн Био Серт.

Препоръки, които противоречат на вътрешните процедури на Грийн Био Серт или на други задължителни нормативни изисквания, не следва да бъдат прилагани.

6. ИЗИСКВАНИЯ ОТНОСНО РЕСУРСИТЕ

Общи изисквания

Грийн Био Серт разполага с достатъчен брой оценители/одитори, както и административен персонал за дейностите, свързани със сертификацията на биологични продукти, свързани стандарти и разпоредби.

Персоналът на Грийн Био Серт е обучен за функциите, които изпълнява, включително извършване на необходимите технически преценки, определяне на политики и тяхното прилагане.

Персоналът, включително всички членовете на комисии, персоналът на външни органи, както и подизпълнители/сътрудници, поддържат поверителността на цялата информация, получена или създадена по време на изпълнението на дейностите по сертификация, с изключение на случаите, когато се изисква по закон или от схемата за сертификация.

Ресурси за оценяване

Вътрешни ресурси

Когато Грийн Био Серт извършва дейности по оценяване, независимо дали са вътрешни ресурси или други ресурси под негов пряк контрол, той отговаря на всички изисквания на приложимите стандарти (например БДС EN ISO/IEC 17025:2018 за тестове, БДС EN ISO/IEC 17020:2012 за контрол, БДС EN ISO/IEC 17021-1:2015 за системи за управление).

Външни ресурси (подизпълнители)

Единствената дейност, възложена на външен изпълнител са лабораториите за изпитване за дейността по лабораторни анализи. Грийн Био Серт поддържа записи, които доказват и обосновават неговата надеждност в резултатите от оценката.

Грийн Био Серт:

• носи пълна отговорност за всички дейности, възложени на подизпълнители;
• гарантира, че всички подизпълнители, които ще бъдат използвани, и персоналът, който те използват, не са пряко или косвено ангажирани чрез друг работодател по начин, който засяга надеждността на резултатите;
• поддържа документирани политики, процедури и записи за оценка и наблюдение на подизпълнителите, използвани за дейностите по сертификация ако има такива;
• поддържа списък на одобрените подизпълнители;
• предприема подходящи коригиращи действия в случай на нарушаване на условията на договора или други условия, договорени с подизпълнителя, за всеки отделен случай, когато узнае за това;

информира предварително клиента за всяка дейност, възложена на подизпълнители, така че той да може да подаде своите възражения/възражения (брошура, публикувана на интернет страницата на Грийн Био Серт).

7. ИЗИСКВАНИЯ ЗА ОФИЦИАЛЕН КОНТРОЛ И СЕРТИФИКАЦИЯ БИО

Общи изисквания

Настоящата глава обхваща дейностите по контрол и сертификация на биологичното производство и етикетирането на биологични продукти, извършвани в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848 на Европейския парламент и на Съвета, включително всички негови изменения, допълнения и актове по прилагане.

Грийн Био Серт прилага интегриран подход към сертификацията, като при необходимост може да комбинира различни сертификационни схеми (например: контрол на производствения процес, и едновременно; оценка на системата за управление на оператора).

Изискванията, спрямо които се проверяват/оценяват дейностите/продуктите на клиента, в тази процедура, по отношение на биологичните продукти, са определени в прилаганите стандарти (БДС EN ISO/IEC 17065:2012) и в европейското законодателство (Регламент (ЕС) 2018/848 и измененията, допълненията, корекциите и правилата за прилагане към тях), както и в съответното национално законодателство, което ги засяга.

Ако са необходими обяснения, при поискване, относно прилагането на тези документи за контрол и сертификация на биологично производство и етикетиране на биологични продукти, Грийн Био Серт разполага с технически компетентни безпристрастни лица, които могат да бъдат използвани, когато се изисква да предоставят разяснения относно прилагането на стандарти и изисквания за сертификация на биологични продукти. Тези лица са вписани в списъка на персонала.

Заявление за вписване в система на контрол и сертификация

Грийн Био Серт предоставя на своите заинтересовани клиенти публично достъпна форма „Заявка за сертификация – БИО“ чрез своя официална интернет страница https://greenbio.bg

В заявка за сертификация БИО, е включено следното:

• категории продукти, които ще са сертифицирани (член 35, ал. 7 от Регламент (ЕС) 2018/848);
• стандартите и/или други нормативни документи, по които клиентът иска сертификация (виж 7.1.2);
• общите характеристики на кандидата, който ще бъде сертифициран като клиент, включително неговото име и адрес и/или физическо местоположение на биологичните, небиологичните и тези в преход – растения, мястото за събиране на диви растения или водорасли и други растения и съоръжения, използвани за неговите дейности, значими аспекти на неговия процес и дейности, и всички приложими юридически задължения;
• обща информация за клиента, свързана с обхвата на сертификация, за която се кандидатства, като дейности на клиента, човешки и технически ресурси, включително средства за контрол и неговите функции и взаимовръзките му с по-голяма организация, ако има такава (в случай на холдинги разделени на различни производствени единици в съответствие с член 9, параграф 7 от Регламент (ЕС) 2018/848, описанието и адреса или географското местоположение на производствените единици за небиологично производство, член 9, параграф 7 от Регламент (ЕС) 2018/848);
• информация, свързана с всички процеси, възложени на подизпълнители, използвани от клиента и засягащи изискванията за съответствие. Ако клиентът е идентифицирал юридическо лице/лица за производството на сертифициран продукт(и), което е различно от клиента, тогава Грийн Био Серт може да установи подходящи договорени механизми за контрол над участващото юридическо лице, ако е необходимо, за ефикасен надзор, ако са необходими такива съгласувани механизми за контрол, те могат да бъдат установени преди предоставянето на официална документация за сертификация;
• цялата останала информация, необходима съгласно съответните изисквания за сертификация, като информация за първоначална оценка и дейности по надзор, например за съоръженията, в които се произвеждат сертифицираните продукти и за комуникационния персонал в тези мощности, планова прогноза за производството на продуктите.

Формулярът Заявление за сертификация – БИО се подава заедно със съответните приложими придружаващи документи (за първоначално кандидатстване: нотификацията за дейността им до компетентния орган (член 34, ал. 1 от Регламент (ЕО) 2018/848), производствена програма, описание на продукти, описанието на предпазните и превантивни мерки, различни други бизнес документи, свързани с дейността (например организационна структура, план на обекта, регистри, сертификати и др.)).

Програмата и описанието на дейности се актуализират и при нужда се предават отново на Грийн Био Серт.

Процедурата за подаване на заявление за сертификация – БИО се прилага и в случаите на разширяване на обхвата на сертификация. Това включва добавяне на нови дейности, производствени процеси или продуктови групи към вече сертифицираното стопанство или предприятие.

Операторът (или друго отговорно лице) е длъжен да уведомява своевременно Грийн Био Серт за всяко настъпило изменение в описанието на предпазните и превантивните мерки, прилагани на всеки етап от производството, подготовката или разпространението на биологични продукти.

Това задължение произтича от изискванията на член 9, параграф 6 и член 28 от Регламент (ЕС) 2018/848.

Преглед на заявлението за сертификация

Грийн Био Серт извършва преглед на събраната информация, включително данните от подаденото заявление и придружаващите го документи, с цел да се осигури, че:

• информацията за клиента и продукта е достатъчна за извършване на процеса по сертификация;
• всички известни различилия между Грийн Био Серт и клиента по отношение на разбирането са решени, включително е постигнато съгласие относно критериите/изискванията за сертификация;
• обхватът на исканата сертификация е определен;
• на разположение са средства за извършване на всички дейности по оценяване;
• Грийн Био Серт притежава компетентност и способност да извършва дейността по сертификация.

Грийн Био Серт гарантира, че притежава необходимата компетентност и ресурсна обезпеченост за извършване на всички сертификационни дейности, които се изисква да бъдат предприети.

Грийн Био Серт отказва да приеме заявление за сертификация, когато няма необходимата компетентност и способност за извършване на оценката и успешно завършване на сертификационния процес.

Ако Грийн Био Серт се основава на сертификация, която вече е предоставил на клиента или други клиенти, за да пропусне определени дейности, тогава Грийн Био Серт се позовава на съществуващите сертификати в своите записи. Ако клиентът пожелае, Грийн Био Серт предоставя обосновка за пропускане на дейностите.

Ако подробностите в Заявлението за сертификация и другите приложени документи и формуляри са пълни, проверени и прегледът на заявлението е завършен, договорът за сертификация БИО и финансовите условия се подписват от заявителя или негов надлежно упълномощен представител.

Договорът за сертификация – БИО се подписва в два еднообразни екземпляра – по един за всяка от страните (кандидата и Грийн Био Серт). Той има първоначална продължителност от 12 месеца и подлежи на автоматично подновяване, освен ако някоя от страните не подаде писмено предизвестие за прекратяване в съответствие с договорните условия.

В договора за сертификация – БИО, наред с други клаузи, операторът се задължава да изпълнява всички свои задължения, посочени в процедурата за сертификация на биологични продукти на Грийн Био Серт.

Оценяване

Грийн Био Серт планира и провежда всички оценки, проверки и контролни дейности, свързани със сертификационния процес, по начин, който гарантира съответствие с приложимите критерии за сертификация.

Официалният контрол, в съответствие с член 9 от Регламент (ЕС) 2017/625 за проверка на съответствието с Регламент (ЕС) 2018/848, се извършва по време на целия процес на всеки етап от производството, обработката и разпространението на биологични продукти въз основа на вероятността на несъответствие, както е определено в член 3, параграф 57 от Регламент (ЕС) 2018/848, което се определя, в допълнение към информацията, посочена в член 9 от Регламент (ЕС) 2017/625.

Във всеки случай всички оператори, различни от тези, посочени в член 34, параграф 2 и член 35, параграф 8 от Регламент (ЕС) 2018/848, подлежат на проверка за съответствие най-малко веднъж годишно.

Официалният контрол, извършван в съответствие с член 9 от Регламент (ЕС) 2017/625 за проверка на съответствието с Регламент (ЕС) 2018/848:

• извършван в съответствие с член 9, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2017/625, най-малко 10 % от всички официални проверки на операторите се извършват без предизвестие всяка година (извършват се необявени проверки без предварително уведомяване на операторите/подизпълнителите);
• поне 10 % от допълнителните проверки, в допълнение към тези, посочени в член 38, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2018/848, се извършват всяка година ;
• най-малко 5 % от броя на операторите, с изключение на операторите, освободени в съответствие с член 34, параграф 2 и член 35, параграф 8 от Регламент (ЕС) 2018/848, подлежат на вземане на проби в съответствие с Член 14, буква з) от Регламент (ЕС) 2017/625 всяка година.

Издаването или подновяването на сертификата, посочен в член 35, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2018/848, се основава на резултатите от проверката на съответствието, както е посочено по-горе.

За всяка извършена инспекция, независимо от вида на заявената дейност, се изготвя писмен запис на хартиен носител – формуляр Доклад от официален контрол – БИО в два екземпляра. Докладът отразява резултатите от проверката за спазване на Регламент (ЕС) 2018/848.

Грийн Био Серт определя подходящ и компетентен персонал за извършване на дейностите по оценка и инспекция, като използва ресурси, които са под негов контрол.

Персоналът на Грийн Био Серт, който участва в провеждането на официален контрол и в издаването на сертификати за съответствие, отговаря на изискванията на член 5 от Регламент (ЕС) 2017/625, по отношение на необходимото обучение, техническа компетентност и професионална квалификация, съответстваща на естеството на възлаганите им контролни и сертификационни дейности.

С цел гарантиране на безпристрастност, независимост и обективност на оценителските дейности, Грийн Био Серт прилага принцип на ротация на инспекторите.

Инспекторите информират операторите по подходящ и достъпен начин относно необходимите документи, данни и записи, които следва да бъдат налични и предоставени по време на инспекцията.

Целта е да се осигури пълноценна, ефективна и навременна проверка, възможност инспекцията да бъде приключена без забавяне и да се гарантира, че всички изискуеми елементи съгласно Регламент (ЕС) 2018/848 могат да бъдат обективно оценени.

В случай че инспекторът по обективни причини не е в състояние да извърши и/или да приключи възложените му инспекции, компетентният отдел по сертификация носи отговорност да осигури, че неизвършените инспекции ще бъдат своевременно възложени на друг подходящ и утвърден инспектор.

В случай че инспекторът не е в състояние да извърши инспекцията, както е предварително планирана, Грийн Био Серт уведомява клиента преди предварително определената дата на проверката.

В случаите, когато осъществяването на планирания контрол е невъзможно поради форсмажорни обстоятелства (напр. природни бедствия, пандемия, внезапно заболяване на оператора, смърт и др.), Грийн Био Серт изготвя писмено уведомление до оператора, в което се посочва причината за отлагане на инспекцията, и конкретен срок, в рамките на който контролът трябва да бъде пренасрочен и завършен.

В случаите, когато инспекцията се отлага необосновано и без оправдана причина от страна на оператора, това се счита за отказ от контрол по смисъла на приложимите сертификационни правила.

Такива действия могат да включват временно спиране на сертификацията или отказ/отнемане на сертификат, в зависимост от тежестта на случая.

Грийн Био Серт може да вземе предвид резултати от предишни проверки, извършени преди подаването на заявлението за сертификация, само ако проверките са извършени от контролиращо лице, което отговаря на всички критерии, посочени в параграф 6.2.2 от БДС EN ISO/IEC 17065:2012, както и в Регламент (ЕС) 2018/848, и съответните резултати са надеждни, проследими и документирани.

В такива случаи Грийн Био Серт напълно признава и приема резултатите от проверките, като част от процеса по оценка на съответствието.

БЕЛЕЖКА: В случаите, когато Грийн Био Серт използва подизпълнители за изпълнение на определени дейности извън основните инспекционни дейности (например лабораторни анализи), същите следва да отговарят изцяло на приложимите стандарти, в зависимост от естеството на възложената дейност.

Грийн Био Серт информира оператора за всички установени несъответствия, констатирани по време на физическата инспекция на място.

Ако е настъпило едно или повече несъответствия, и ако операторът прояви интерес да продължи процеса по сертификация, тогава Грийн Био Серт трябва да го информира за процеса по отстраняване на несъответствията.

Ако операторът се съгласи да завърши допълнителните дейности по проверка, процесът, ще бъде повторен, за да бъдат завършени и допълнителните части на проверката.

Резултатите от инспекционните дейности се документират преди прегледа им.

Преглед на резултатите от официалния контрол

Грийн Био Серт определя персонал, отговорен за прегледа на цялата информация и резултатите, свързани с проверката. Прегледът се извършва от лице, което не е участвало в процеса на контрол.

В случай че по време на прегледа на инспекционната документация се констатира несъответствие, което не е било отразено в Доклада от официален контрол – БИО от страна на инспектора, ръководителят на отдела по сертификация, неговият заместник или компетентен оценител попълва формуляр Несъответствие и временни мерки.

По време на прегледа и без да се засяга член 29 от Регламент (ЕС) 2018/848, когато Грийн Био Серт се съмнява или получи документирана информация, включително информация от други компетентни органи или, когато е уместно, от други контролни органи или контролиращи лица, че дадено оператор възнамерява да използва или пусне на пазара продукт, който може да не отговаря на Регламент (ЕС) 2018/848, но има термини, отнасящи се до биологично производство, или когато контролният орган е информиран от предприемане по подозрение за несъответствие в съответствие с член 27:

• незабавно да извърши официално разследване в съответствие с Регламент (ЕС) 2017/625, за да провери съответствието с изискванията на настоящия регламент; такова разследване приключва възможно най-скоро, в рамките на разумен срок, като се вземат предвид срок на годност на продукта и сложността на случая (формуляр: Преглед и решение за сертификация);
• временно забранява (форма: Временни мерки) пускането на пазара на такива продукти като биологични или продукти в преход, както и използването им в биологичното производство, в очакване на резултатите от изпитванията, посочени в буква а); като съответното решение, Грийн Био Серт дава възможност на оператора да направи своите забележки в рамките на два (2) дни.

Ако резултатите от разследването, посочено в буква а), не покажат случай на несъответствие, засягащо целостта на биологичните или продуктите в преход, на оператора се разрешава да използва съответните продукти или да ги пусне на пазара като биологични или продукти в преход. По-конкретно, временните мерки се премахват чрез формуляра Преглед и решение за сертификация.

Препоръката за решението за сертификация въз основа на прегледа ще бъде обоснована, освен ако решението за сертификация и прегледът не са направени едновременно от едно и също лице.

Решение за сертификация

Грийн Био Серт носи отговорност и запазва отговорността за решенията, свързани със сертификацията.

Грийн Био Серт уведомява клиента в случай, че решението за сертификация е отрицателно като обосновава това решение.

7.7. Документи за сертификация

Грийн Био Серт предоставя на клиента след прегледа, документ за сертификация – отпечатан сертификат БИО, в съответствие с член 35 от Регламент (ЕС) 2018/848,

Сертификатътсе издава в електронна форма. За издаване се използва електронната система за търговски контрол и експертна система (TRACES), посочена в член 2, точка 36 от Регламент за прилагане (ЕС) 2019/1715.

БЕЛЕЖКА 1: Операторът няма право да получават сертификат от повече от едно контролиращо лице във връзка с дейности, извършвани в една и съща държава членка, по отношение на една и съща категория продукти, включително случаите, в които този оператор участва в различни етапи на производство, обработка и разпространение.

БЕЛЕЖКА 2: При оценяване на прогнозните количества, вписани в т. 2 от част II на сертификата, в допълнение към изискванията на чл. 1, параграф 5 от Делегиран регламент (ЕС) 2021/771 контролиращите лица вземат предвид и данните за средния добив при небиологично производство, получени от системата за агростатистика за предходни години.

БЕЛЕЖКА 3: Когато оператор заяви по-голямо количество произведени пчелни продукти от установените съгласно БЕЛЕЖКА 2, контролиращото лице извършва проверка на произведените, продадените и наличните на склад при производителя количества и въз основа на нея попълва т. 2 от част II на сертификата. На база оценка на риска контролиращото лице решава дали да извърши лабораторен анализ на конкретната партида за наличие на остатъчни количества забранени вещества в биологичните пчелни продукти.

БЕЛЕЖКА 4: В сертификатите, издавани за дейности “Разпространение/Пускане на пазара”, “Внос”, “Износ” и “Съхранение”, в т. 1 на част II “Специфични незадължителни елементи” се попълва само наименованието на групата продукти по Комбинираната номенклатура. Информацията по т. 2 от същата част остава незадължителен елемент за попълване.

БЕЛЕЖКА 5: Когато към приложимият стандарт или регулаторен текст(ове), съдържащ(и) изискванията за сертификация е направено позоваване на други стандарти и регулаторни текстове, не е необходимо същите да се отразяват в сертификатите.

Издаването на сертификат БИО се извършва само след или по едно и също време при следните условия:

• е издадено положителното решение за сертификация или разширяване на обхвата на сертификация;
• изискванията за сертификация са изпълнени;
• договорът за сертификация е завършен/подписан;
• обявяването на дейността до компетентния орган е изпълнена (член 34, ал. 1 от Регламент (ЕС) 2018/848).

Официален контрол

Във всеки случай, всички оператори, с изключение на тези, посочени в член 34, параграф 2 и член 35, параграф 8 от Регламент (ЕС) 2018/848, подлежат на проверка за съответствие поне веднъж годишно чрез наблюдение на дейностите. Проверката на съответствието включва физическа инспекция на място, освен когато са спазени следните условия:

• предишните проверки на съответния оператор не са идентифицирали случаи на несъответствие, засягащо целостта на биологичните продукти или продуктите в преход през най-малко три (3) последователни години; и
• съответният оператор е оценен въз основа на информацията, посочена в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2018/848 и член 9 от Регламент (ЕС) 2017/625 като нисък риск от не съответствие.

В този случай интервалът от време между две (2) физически проверки на място не надвишава 24 месеца.

Използването на кодовия номер и/или името/търговските знаци на Грийн Био Серт и логото на ЕС за биологично производство се прилага при етикетирането, представянето и рекламата на продукти, които отговарят на изискванията на Регламент (ЕС) 2018/848, в съответствие с членове 30-33 на Регламент (ЕС) 2018/848.

За да използва кода и/или името и търговските знаци на Грийн Био Серт и/или логото на ЕС за биологично производство, операторът трябва да уведоми предварително съответния служител по сертификация или негов заместник за съответния етикет или рекламен материал. Операторът, който използва името и кода и/или търговските знаци на Грийн Био Серт и/или логото на ЕС за биологично производство, трябва да има договор с Грийн Био Серт.

Ако се установи, че съответното етикетиране не отговаря на условията, определени в членове 30, 31, 32 и 33 от Регламент (ЕС) 2018/848, тогава необходимите промени се посочват на оператора по имейл или по друг подходящ начин, за да може да използва горните маркировки или промоционални материали, и ако посочените промени бъдат приложени, компетентният отдел за сертификация изпраща на оператора писмено уведомление по имейл за одобрението на етикета.

Горното важи и в случай на използване на знаци за съответствие в рекламни материали.

Логото за биологично производство на Европейския съюз може да се използва и за информационни и образователни цели относно съществуването и рекламата на самото лого, при условие че използването му не може да подвежда потребителя по отношение на биологичното производство на специфични продукти и при условие, че логото се възпроизвежда в съответствие с правилата, определени в приложение V към Регламент (ЕС) 2018/848. В този случай изискванията на член 32, параграф 2 и точка 1.7 от приложение V към Регламент (ЕС) 2018/848 не се прилагат.

Логото за биологично производство на Европейския съюз не се използва за преработените храни, посочени в член 30, параграф 5, букви б) и в), нито за преработените продукти, посочени в член 30, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2018 /848.

Освен когато се използва в съответствие с параграф 1, втора алинея, логото на Европейския съюз за биологично производство е официално удостоверение в съответствие с член 86 и член 91 от Регламент (ЕС) 2017/625.

Използването на логото на Европейския съюз за биологично производство не е задължително за продукти, внесени от трети държави. Когато логото е поставено на етикета на такива продукти, обозначението, посочено в член 32, параграф 2, също се поставя на етикета.

Логото на Европейския съюз за биологично производство следва модела, определен в приложение V, и съответства на правилата, определени в същото приложение.

Национални и частни лога могат да се използват за маркиране, показване и рекламиране на продукти, които отговарят на Регламент (ЕС) 2018/848.

Подвеждащи знаци, търговски марки или всеки друг механизъм, който предполага, че продуктът е сертифициран, намерен в документацията или публичността, ще бъдат третирани с подходящи санкции.

Изменения, влияещи на сертификацията

Когато има промени в изискванията или нови изисквания в сертификацията на биологични продукти/биологично производство и етикетиране, които засягат клиента, Грийн Био Серт ще информира своите клиенти писмено чрез уведомяване за промените, издаване на бюлетин или чрез писмено съобщение (имейл, и др.). Изпълнението на промените от клиентите ще бъде потвърдено от Грийн Био Серт по време на физическите проверки на място и ще бъдат предприети действия в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848.

Грийн Био Серт ще вземе предвид всички други промени, засягащи сертификацията, включително тези, инициирани от клиента, и ще реши да предприеме подходящи действия.

7.11. Прекратяване, ограничаване, временно спиране или отнемане на сертификация и смяна на контролиращо лице

Когато има документирано несъответствие с изискванията за сертификация, било в резултат на наблюдение или по друга причина, Грийн Био Серт го взима предвид и взима решение за предприемане на необходимите действия.

Ако сертификацията бъде прекратена (по писмено искане от оператора до Грийн Био Серт и със задължение за съхраняване на досието от проверка в продължение на най-малко пет години), отменена или оттеглена, Грийн Био Серт предприема действия в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848 и съответното национално законодателство и извършва всички необходими изменения в официалните удостоверителни документи, публично достъпната информация, разрешението за използване на сертификационните знаци и др. за да се гарантира, че няма индикация, че продуктът все още е сертифициран.

Ако обхватът на сертификацията е ограничен, Грийн Био Серт предприема действия в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848 и съответното национално законодателство и извършва всички необходими изменения в официалните документи за сертификация, публично достъпната информация, разрешението за използване на сертификационни знаци и др., за да гарантира, че ограничението на обхвата на сертификация е ясно съобщено на оператора и е адекватно идентифицирано в документацията за сертификация и публично достъпната информация.

Ако сертификацията бъде спряна, Грийн Био Серт определя лице, което да формулира и съобщи на оператора следното:

• действия, необходими за прекратяване на отмяната и възстановяване на сертификацията на продукта, в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/848;
• всички други действия, изисквани от Регламент (ЕС) 2018/848;
• необходимостта да информира писмено и без излишно забавяне купувачите на продуктите и да обменя съответната информация с компетентния орган или, когато е целесъобразно, с контролния или надзорния орган, в случай че е обосновано несъответствие, че съмнение за несъответствие не може да бъде изключено или, че е установено несъответствие.

Операторите се уведомяват в писмена форма и без ненужно забавяне, както и се обменя съответната информация с контролния орган в случай на документирано съмнение за несъответствие или подозрение за несъответствие, което може да бъде закрито или установено несъответствие което засяга целостта на биологичните продукти (член 39, 1г от Регламент (ЕС) 2018/848).

• когато несъответствието е „Критично“ и прилаганите мерки са спиране или отнемане на сертификация, Грийн Био Серт действа в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2018/848.

Смяна на контролиращото лице

За целите на член 43, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2018/848, в случай че оператори и/или техните подизпълнители сменят контролиращото си лице, тези оператори и съответното контролиращо лице незабавно уведомяват компетентния орган за промяната.

В случай че при преглед на документацията бъдат установени критични несъответствия, повтарящи се нарушения или неспазване на коригиращи действия, Грийн Био Серт си запазва правото да откаже приемане на оператора, като решението се документира писмено и се съобщава на заявителя в срок до 3 работни дни след извършената оценка.

Грийн Био Серт гарантира, че операторът е отстранил или ще отстрани всяко несъответствие, отбелязано в документацията на предишното контролиращо лице.

Оператор, който е част от системата за контрол на Грийн Био Серт, и който желае да промени контролиращото си лице, подава писмено заявление за прекратяване на договор с Грийн Био Серт, като информира за данните на новото контролиращо лице, до което е подадено заявлението за прехвърляне. Грийн Био Серт предоставя контролната документация на новото контролиращо лице в срок до десет дни от поискването ѝ.

Жалби и възражения

Грийн Био Серт разполага с процедура за жалби и възражения, за да получава, оценява и взема решения по същите. Грийн Био Серт регистрира и следи жалбите и възраженията, както и предприетите действия за тяхното решаване.

Търговия с трети държави (член 44-49 от Регламент (ЕС) 2018/848)

Износ на биологични продукти: Даден продукт може да бъде изнесен от Съюза като биологичен и може да носи логото на Европейския съюз за биологично производство, ако е в съответствие с правилата за биологичното производство съгласно Регламент (ЕС) 2018/848.

Внос на биологични и произведени при преход към биологично производство продукти: Даден продукт може да бъде внесен от трета държава с цел да бъде пуснат на пазара на Съюза като биологичен продукт или като продукт, произведен при преход към биологично производство, ако са изпълнени следните три условия:

• продуктът е продукт съгласно посоченото в член 2, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2018/848
• прилага се едно от следните:
• продуктът отговаря на изискванията в глави II, III и IV от Регламент (ЕС) 2018/848 и всички оператори и групи от оператори, съгласно посоченото в член 36 от Регламент (ЕС) 2018/848, включително износители в съответната трета държава, са били подложени на контрол от страна на контролните или надзорните органи, признати в съответствие с член 46, и са получили от тези органи сертификат, потвърждаващ, че всички оператори, групи от оператори или износители спазват настоящия регламент;
• в случай, когато продуктът произхожда от трета държава, която е призната в съответствие с член 47 от Регламент (ЕС) 2018/848, този продукт отговаря на условията, предвидени в съответното търговско споразумение; или
• в случай, когато продуктът произхожда от трета държава, която е призната в съответствие с член 48 от Регламент (ЕС) 2018/848, този продукт съответства на равностойните правила за производство и контрол на тази трета държава и се внася със сертификат за инспекция, издаден от компетентните органи, контролните или надзорните органи на тази трета държава, в който се потвърждава това съответствие; и
• операторите в трети държави са в състояние да предоставят по всяко време на вносителите и националните органи в Съюза и в тези трети държави информация, която дава възможност за определянето на операторите, които са техни доставчици, и на контролните и надзорните органи на тези доставчици, с оглед да се гарантира проследимостта на съответния биологичен или произведен при преход към биологично производство продукт. Тази информация се предоставя също на контролните или надзорните органи на вносителите.

Спазването на условията и мерките за вноса в Съюза на посочените в параграф 1 от Регламент (ЕС) 2018/848 биологични продукти и продукти, произведени при преход към биологично производство, се установява на граничните контролни пунктове в съответствие с член 47, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2017/625. Честотата на физическите проверки, посочени в член 49, параграф 2 от същия регламент, зависи от вероятността за несъответствие съгласно определението в член 3, точка 57 от Регламент (ЕС) 2018/848.

Проби от биологични продукти

Официалният контрол, извършван от Грийн Био Серт в съответствие с член 9 от Регламент (ЕС) 2017/625 за проверка на съответствието с Регламент (ЕС) 2018/848, включват:

• вземането на минимален брой проби и по-специално най-малко 5 % от броя на операторите, с изключение на операторите, освободени в съответствие с член 34, параграф 2 и член 35, параграф 8 от Регламент (ЕС) 2018/848 , подлежат на вземане на проби в съответствие с член 14, буква з) от Регламент (ЕС) 2017/625 всяка година.

Годишното планиране за вземане на проби се основава на оценката на риска въз основа на Оценка на риска на контролираните оператори BIO.

Проби могат да бъдат вземани и в случаи на съмнения за несъответствие или при установено несъответствие с изискванията.

Установяване на несъответствие и каталог от мерки (членове 41 и 42 от Регламент (ЕС) 2018/848)

• При спазване на член 29 от Регламент (ЕС) 2018/848, когато компетентен орган или, когато е уместно – контролен или надзорен орган, има съмнение или получи обоснована информация, включително информация от друг компетентен орган, или когато е уместно – от друг контролен или надзорен орган, че даден оператор планира да използва или да пусне на пазара продукт, който може да не съответства на настоящия регламент, но е обозначен с термини, отнасящи се за биологично производство, или когато такъв компетентен, контролен или надзорен орган е информиран от оператор за съмнение за несъответствие съгласно член 27 от Регламент (ЕС) 2018/848:
• провежда незабавно официално разследване в съответствие с Регламент (ЕС) 2017/625 с оглед проверката на съответствието с настоящия регламент; това разследване трябва да приключи възможно най-бързо, в рамките на разумен срок, като се вземат предвид трайността на продукта и сложността на случая;
• временно забранява пускането на пазара на съответните продукти като биологични продукти или продукти, произведени при преход към биологично производство, както и тяхното използване в биологично производство, в очакване на резултатите от разследването, посочено в буква а). Преди да вземе такова решение компетентният орган или, когато е уместно — контролният или надзорният орган, дава възможност на оператора да направи коментар писмено.
• Когато резултатите от разследването, посочено в параграф 1, буква а), не показват несъответствие, което засяга биологичния характер на биологичните продукти или продуктите, произведени при преход към биологично производство, операторът може да използва въпросните продукти или да ги пусне на пазара като биологични продукти или продукти, произведени при преход към биологично производство.

7.16.1 Мерки при установено несъответствие (член 41, ал. 4 от Регламент (ЕС) 2018/848, Наредба № 5 от 2018 г.)

Компетентният орган изготвя национален списък с мерки в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2018/848, съгласно който контролиращите лица налагат санкции на своите оператори.

Задължения и отговорности на Грийн Био Серт като орган за контрол биологична сертификация (член 32 от Регламент (ЕС) 2017/625)

Грийн Био Серт, определен от компетентния орган да изпълнява делегирани официални контролни задачи, в съответствие с член 28, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2017/625:

• съобщава резултатите от извършените от него официален контрол и други официални дейности на делегиращите компетентни органи редовно и всеки път, когато тези компетентни органи поискат това;
• незабавно уведомява делегиращите компетентните органи всеки път, когато резултатите от официалния контрол покажат несъответствие или вероятност за несъответствие, освен ако не е предвидено друго в конкретни договорености, установени между компетентния орган и органа с делегирани правомощия или физическото лице; и
• осигурява достъп на компетентните органи до своите помещения и съоръжения и им сътрудничат и оказват съдействие

Персоналът, извършващ официален контрол (член 5 от Регламент ЕС) 2017/625):

• получава подходящо обучение за своята област на компетентност, което му позволява компетентно да изпълнява своите задължения и съгласувано да извършва официален контрол и други официални дейности;
• поддържа актуални познанията си в своята област на компетентност и при необходимост редовно получава допълнително обучение; и
• получава обучение в областите, посочени в глава I от приложение II от Регламент (ΕС) 2017/625), както и относно задълженията на компетентните органи, произтичащи от Регламент (ΕС) 2017/625, когато е уместно.

Задължения и отговорности на Грийн Био Серт като контролиращо лице за биологична сертификация (Наредба № 5 от 2018 г.)

Грийн Био Серт въвежда в публичния електронен регистър на лицата, които извършват производство, преработване, съхранение и търговия на земеделски продукти и храни, произведени по правилата на биологичното производство, включително подизпълнителите информация за:

• Всеки оператор, съответно подизпълнител, в срок до десет дни от сключване на договор за контрол и сертификация съгласно чл. 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) 2018/848, като прикачва в базата данни сканирано копие на договора и приложенията към него; въвеждат и следната информация за оператора:
• основни данни – име на физическо лице/фирма на юридическо лице; ЕГН/ЛНЧ/ЕИК, код по БУЛСТАТ и УРН, ако е приложимо;
• описание на дейността/ите;
• информация за обектите с категорията продукти.
• Всяка промяна в обстоятелствата по договора за контрол и сертификация в срок до десет дни от настъпването ѝ; промените в обстоятелствата се вписват, без да се заличава информация по предходни вписвания; в регистъра се прикачват всички договори за контрол и сертификация и анекси към тях;
• Резултатите от контрола, с видовете извършени проверки, лабораторни анализи от взети по време на проверките проби, както и всички наложени мерки съгласно чл. 48, ал. 6 в срок до десет дни от извършване на проверката, получаване на лабораторния резултат и налагане на мярката, както и информация за изпълнение на наложени такива;
• Рисковите категории на операторите, съответно подизпълнителите, в срок до десет дни от тяхното определяне;
• Информация за поземлени имоти в система на контрол по Кадастрален номер или КВС там, където няма КК; местоположение; начало и край на преходния период за поземлените имоти в преход, като след приключване на прехода информацията не се заличава; статус и площ на поземления имот; информация за културите в срок до десет дни от включване в система на контрол; при въвеждане на голям обем информация в срок до десет преди изтичане на десетдневния срок с мотивирано искане на контролиращото лице до компетентното звено, отправено по електронна поща, срокът може да бъде удължен;
• Идентификация на животни, пчелни семейства и аквакултурни съоръжения (в открити води, садкови системи, резервоари, рибовъдни басейни и/или клетки), както и начало и край на преходния период, в т.ч. местоположение и номер на животновъдния обект, съгласно регистрацията по чл. 137 от ЗВД, дата на влизане на обекта в система на контрол, статус, както и дата на раждане на животното/дата на създаване на пчелното семейство и дата на включване под контрол в срок до десет дни от включване в система на контрол чрез импортиране на информацията от Интегрираната информационна система на Българската агенция по безопасност на храните (ВетИс);
• Промяна в статуса на поземлени имоти/животни/пчелни семейства/аквакултурни съоръжения – биологични, или в преход в срок до десет дни от настъпването ѝ;
• Издадените разрешения по чл. 4, ал. 2 от Наредба № 5 от 2018 г. в срок до десет дни от издаването им;
• Данни от сертификата по чл. 35 от Регламент (ЕС) 2018/848 за всеки производител, преработвател и търговец на земеделски биологични продукти и храни и прикачва същите в базата данни в срок до десет дни от издаването им;
• Информация за небиологичното производство на оператора;
• За преработвателни обекти в срок до десет дни от включване в система на контрол:
• номер на регистрация на обекта, адрес, дата на влизане и излизане в система на контрол;
• видове продукти и прогнозни количества;
• видове основни суровини и прогнозни количества
• За търговски обекти в срок до десет дни от включване в система на контрол:
• номер на регистрация на обекта, адрес, дата на влизане и излизане в система на контрол;
• видове търговска дейност;
• за търговски обекти в срок до десет дни от включване в система на контрол:
• номер на регистрация на обекта, адрес, дата на влизане и излизане в система на контрол;
• видове търговска дейност.

9.4. Задължения и отговорности на сертифицирани оператори (клиенти)

Задължения и действия в случай на съмнение за несъответствие (член 27от Регламент (ЕС) 2018/848)

Когато даден оператор има съмнение, че даден продукт, който той е произвел, обработил, внесъл или получил от друг оператор, не е в съответствие с настоящия регламент, операторът, при спазване на член 28, параграф 2 от Регламент (ЕС) 2018/848:

• идентифицира и обособява съответния продукт;
• проверява дали съмнението за несъответствие може да бъде обосновано;
• не пуска въпросния продукт на пазара като биологичен продукт или като продукт, произведен при преход към биологично производство, и не го използва в биологично производство, освен ако съмнението за несъответствие може да бъде изключено;
• когато съмнението за несъответствие е обосновано или не може да бъде изключено, незабавно информира съответния компетентен орган или когато е целесъобразно съответния контролен или надзорен органи му предоставя наличните елементи, когато е уместно;
• сътрудничи изцяло със съответния компетентен орган или, когато е целесъобразно, със съответния контролен или надзорен орган при проверката и определянето на причините за предполагаемото несъответствие.

9.4.2. Задължения на операторите (член 15 от Регламент (ЕС) 2017/625)

• Доколкото това е необходимо за извършването на официалния контрол или другите официални дейности и когато компетентните органи го изискват, операторите предоставят на служителите на компетентните органи достъп до:
• оборудването, транспортните средства, помещенията и другите места под техен контрол и заобикалящата ги среда;
• техните компютризирани системи за управление на информацията;
• животните и стоките под техен контрол;
• техните документи и всякаква друга относима информация.
• При извършването на официален контрол и други официални дейности операторите съдействат и сътрудничат на служителите на компетентните органи и на контролните органи за биологичното производство при изпълнението на задачите им.
• Операторът, който отговаря за въвеждана в Съюза пратка, в допълнение към задълженията, предвидени в параграфи 1 и 2, предоставя незабавно на разположение всякаква информация относно животните и стоките на хартиен носител или в електронна форма.
• За целите на член 10, параграф 2 и без да се засяга член 10, параграф 3 от Регламент (EС) 2017/625, операторите предоставят на компетентните органи най-малко следната актуална информация:
• своето наименование и правна форма; и
• конкретните дейности, които извършват, включително дейностите, извършвани чрез средства за комуникация от разстояние, и местата под техен контрол.
• Задължения на операторите, посочени в параграф 9.4.2, се прилагат и когато официалният контрол и другите официални дейности се извършват от официални ветеринарни лекари, официални фитосанитарни одитори, органи с делегирани правомощия, контролни органи и физически лица, на които са делегирани някои задачи, свързани с официалния контрол или някои задачи, свързани с другите официални дейности.

Допълнителни правила относно действията, които трябва да бъдат предприети от операторите (член 39 от Регламент (ЕС) 2018/848)

В допълнение към задълженията, установени в член 15 от Регламент (ЕС) 2017/625, оператори и групи от оператори:

• водят документация за доказване на съответствието с Регламент (ЕС) 2018/848;
• изготвят всички декларации и други съобщения, необходими за официалния контрол;
• предприемат подходящи практически мерки за осигуряване на съответствието с Регламент (ЕС) 2018/848;
• предоставят под формата на декларация, която да бъде подписана и при необходимост актуализирана:
• i) пълното описание на биологичната производствена единица или производствената единица за преход към биологично производство, както и на дейностите, които трябва да бъдат извършени в съответствие с настоящия регламент;
• ii) подходящите практически мерки, които да се предприемат за осигуряване на съответствието с настоящия регламент;

iii) предприятието:

• да информира писмено и без излишно забавяне купувачите на продуктите и да обменя съответната информация с компетентния орган или, когато е целесъобразно, с контролния или надзорния орган, в случай че е обосновано несъответствие, че съмнение за несъответствие не може да бъде изключено или, че е установено несъответствие, засягащо биологичния характер на въпросните продукти;
• да приема предаването на контролната документация в случай на промяна на контролния или надзорния орган или, в случай на оттегляне от биологично производство, да съхранява контролната документация, изготвена от последния контролен или надзорен орган, за период от най-малко пет години;
• незабавно да информира компетентния орган или органите, определени в съответствие с член 34, параграф 4, в случай на оттегляне от биологично производство; и
• да приема обмена на информация между тези орган, в случай че подизпълнителите се контролират от различни контролни или надзорни органи.

Задължения на операторите (Наредба № 5 от 2018 г.)

Операторът, съответно подизпълнителят, съхранява писмени доказателства за издадените разрешения за срок от 5 години от издаването им.

(1) Периодът на преход към биологично производство започва, когато са изпълнени следните условия:

• операторът, съответно подизпълнителят, има сключен договор за контрол и освидетелстване с контролиращо лице, одобрено от министъра на земеделието и храните и храните, или при промяна на обстоятелствата е сключил и допълнително споразумение (анекс) към него;
• операторът, съответно подизпълнителят, е уведомил министъра на земеделието и храните и храните за дейността си чрез потвърждаване на договора по т. 1 или на допълнителното споразумение (анекса) и данните в регистъра по член 45 в 10-дневен срок от датата на получаване дата на сключването им.

(2) При първоначално включване на оператора в система за контрол преходните периоди на земята и/или животните, и/или пчелните семейства и/или аквакултурите започват да текат от датата на уведомлението по ал. 1, т. 2.

(3) Преходният период за нови земи и/или животни, и/или пчелни семейства и/или аквакултури при вече декларирана дейност започва да тече от датата на включването им в система за контрол.

(4) Продължителността на преходните периоди е в съответствие с член 10 и приложение II, част I за „Правила за растениевъдство“, част II за „Правила за животновъдство“ от Регламент (ЕС) 2018/848, както следва: преходният период за площите под угар е най-малко две години.

(5) Когато двугодишният преходен период на площ с угар/едногодишна култура не е приключил и върху площта е създадено ново насаждение с трайни/едногодишни насаждения, преходният период приключва на третата година от началото на преходен период на района в система за управление.

В срок до 10 дни от получаване на автоматично съобщение от регистъра операторът потвърждава информацията по ал. 3, т. 1, 2, 6, 7, 8, 12, 13 и 14 от Наредба № 5 от 2018 г., с което същата се вписва в регистъра.

Вписаните обстоятелства в регистъра по ал. 3 се смятат за известни на третите лица от момента на вписването.

При установяване на допуснати технически грешки в регистъра, операторът уведомява Грийн Био Серт по електронен път за необходимостта от промяна/корекция на информацията в регистъра по член 16а, ал. 1, т. 1 от ЗПООПЗПЕС.

Лицата, вписани в регистъра на биологичното производство по член 45, ал. 1 от Наредба № 5 от 2018 г., са длъжни да предоставят информация на Грийн Био Серт за всички настъпили промени във вписаните обстоятелства в срок до 10 работни дни от настъпване на промяната, с изключение на промени, свързани с брой, движение и идентификация на животни.

Операторите/групите от оператори с дейност животновъдство подават на контролиращото лице актуална информация за: брой, движения и идентификация на животни в срок до десет дни след края на всяко тримесечие от годината. За четвърто тримесечие срокът е до 20 декември на съответната година.

За целите на член 45, ал. 3, т. 15 и чл. 49, ал. 2, т. 13 от Наредба № 5 от 2015 г. операторът предоставя на Грийн Био Серт информация, както следва:

• в срок до 5 януари операторите/групите оператори предоставят на Грийн Био Серт следната информация за предходната календарна година:
• при производство на растителни продукти – дневник/регистър или друг документ с информация за добитите количества продукти, разпределени по имоти;
• при производство на животински/пчелни продукти – дневник/регистър или друг документ с информация за добитите количества продукти, разпределени по животновъдни обекти;
• при производство на продукти от аквакултури – дневник/регистър или друг документ с информация за добитите количества продукти;
• в срок до 10 януари операторите/групите оператори предоставят на Грийн Био Серт информация за предходната календарна година за преработени/търгувани продукти – дневник/регистър или друг документ с информация за преработените/търгуваните количества, разпределени по видове продукти.
• в срок до 5 януари операторите/групите от оператори, които са се възползвали от разрешенията по чл. 2, ал. 5, т. 7 и 8 от Наредба № 5 от 2018 г., предоставят на Грийн Био Серт информация за използвания небиологичен РРМ за предходната календарна година: вида, научното наименование, сорта, типа (семена, клубени, грудки, резници и др. растителни части) и използваното количество, изразено в общо тегло на семената в кг или в брой на растенията.

След сключване на договора операторът потвърждава извършените от него дейности в 10-дневен срок. За потвърждение се счита датата на уведомяване на Министерството на земеделието и храните и храните за началото на съответната дейност.

Оператор или група от оператори нямат право да сключват договор с повече от едно контролиращо лице във връзка с дейности, извършвани в Република България, по отношение на една и съща категория продукти, включително случаите, в които те участват в различни етапи на производство, обработка и разпространение във връзка с член 35, параграф 4 от Регламент (ЕС) 2018/848. При сключен договор за контрол с различни контролиращи лица същите обменят информация за дейността, която контролират, и за установени несъответствия и/или нарушения.

Операторът, съответно подизпълнителят, може да обжалва мярка, която му е наложена, по реда на процедурата за обжалване на Грийн Био Серт. При отмяна или промяна на наложена мярка Грийн Био Серт уведомява компетентното звено и ДФЗ, в срок до 3 работни дни.

Разходите по контрол и сертификация се заплащат от операторите/група от оператори, съответно подизпълнителите, по ценоразписи, определени от контролиращите лица, които са публично достъпни и са налични на интернет страницата на Грийн Био Серт.

9.5. ПРЕКРАТЯВАНЕ НА СЪТРУДНИЧЕСТВОТО

Прекратяването на сътрудничеството между Грийн Био Серт и операторите (клиентите) може да настъпи при следните обстоятелства:

• По инициатива на оператора (клиента) – чрез едностранно писмено уведомление до Грийн Био Серт. Уведомлението трябва да бъде ясно, категорично и недвусмислено, като посочва желанието за прекратяване на договора;
• По инициатива на Грийн Био Серт, в случай на:
• неадекватно, агресивно или обидно поведение от страна на оператора към служители или представители на Грийн Био Серт;
• клеветнически изказвания или действия, уронващи доброто име и публичния имидж на Грийн Био Серт;
• С окончателното налагане на мярка за отнемане на сертификат, съгласно приложимото европейско и национално законодателство;
• При неизпълнение на финансовите задължения от страна на оператора, в нарушение на договора за сертификация и приложението му „Финансови условия“, както и съответното национално законодателство;
• При искане от страна на оператора за смяна на контролиращото лице, съгласно разпоредбите на член 43 от Регламент (ЕС) 2018/848, както и приложимото национално законодателство.

РАЗГЛЕЖДАНЕ НА ЖАЛБИ И ВЪЗРАЖЕНИЯ

ЦЕЛ

Настоящата процедура регламентира реда за получаване, приемане, обработка, проучване, разглеждане, оценяване и стъпки за експедитивното и коректно решаване на жалбите и възраженията и информиране на страните.

Жалби и възражения могат да се подават от клиенти или други заинтересовани страни по повод на цялостната дейност на Органа за сертификация на продукти Грийн Био Серт, в т.ч. компетентността и безпристрастността на персонала, процеса на провеждане на сертификация, достоверността на получените и отразени в доклади и сертификати резултати от оценяването, обработката на резултатите , опазване на професионалната тайна и др.

Постъпилите жалби и възражения по повод дейността на Грийн Био Серт се разглеждат своевременно, с цел да се предотвратят репутационни и материални вреди, както на клиента, така и на ОСП Грийн Био Серт.

Процедурата се прилага, когато:

• Обосновани жалби се подават от операторите, контролирани от Грийн Био Серт за други дружества/оператори, контролирани от него и/или от трети страни за самите оператори, контролирани от контролиращото лице, по отношение на функционирането на системата за качество и системата за контрол и сертификация, изпълнявана от дружеството.
• Възражение от 1-ва степен се подава от операторите/подизпълнителите, контролирани от Грийн Био Серт, срещу действия или констатации, които възникват по време на провеждането на инспекции на място/извадки (установяване на несъответствия).
• Възражение от 2-ра степен се подава от операторите/подизпълнителите, контролирани от Грийн Био Серт, по отношение решенията за сертификация (предоставяне/отнемане/ограничаване на сертификат)

Тази процедура е публично достъпна за всяка заинтересована страна и се предоставя при поискване.

Подаването, разследването и решението на жалби и възражения се разглеждат по един и същ начин за всички оператори и не водят до дискриминация срещу жалбоподателя и/или възразяващата страна.

Всички искания за жалби и възражения трябва ясно да посочват причините за несъгласието и трябва да бъдат подкрепени с информация и доказателства. Жалба или Възражение (1-ва/2-ра степен) ще бъде прието само, ако то е придружено от или се основава на ясна и надеждна информация, която не е била налична към момента на вземането на решението.

ОБХВАТ

Прилагането на процедурата гарантира обективен и безпристрастен поглед върху причините за несъответствието (чрез анализа на факти и информация), включително всички предопределящи фактори вътре в Грийн Био Серт, и където е подходящо предприемане на коригиращи действия. Тази процедура се прилага за:

• Прекратяване на процедурата по оценяване на съответствието на всички етапи от сертификационния процес;
• Уреждане на жалби и възражения, получени от клиенти или други заинтересовани страни по повод дейностите, извършвани от Грийн Био Серт;
• Решаване на възраженията срещу резултатите от сертификацията на Органа за сертификация на продукти Грийн Био Серт – за предоставяне, разширяване, прекратяване, ограничаване на областта на приложение или отнемане на сертификати.
• Възникнали възражения при определяне и съгласуване между страните на екипа инспектори;
• Други, имащи отношение към сертификационния процес.

Процедурата се прилага от ръководителя, отговорника по качеството и всички засегнати от жалбата или възражението инспектори на ОСП.

ОТГОВОРНОСТИ И ПЪЛНОМОЩИЯ

За съдържанието и прилагането на тази процедура и за гарантиране, че тя ще се спазва при приемането и решаването на жалбите и възраженията, са отговорни:

• Ръководител на ОСП:
• Разглежда и предлага етапи и методи на действие за решения по постъпили жалби и възражения;
• Контролира на всеки етап изпълнението на предприети действия по постъпили жалби и възражения;
• Привежда в изпълнение решенията на Комисията по възражения;
• Отговаря за изпълнимо бързо възстановяване на съответствието и анализира причините, и всички предопределящи фактори довели до неговото обективно нарушаване с цел предотвратяване на повторното им възникване;
• Отговаря за определянето и провеждането на необходимите коригиращи и/или превантивни действия, предизвикани от решение на Комисията по възражения;
• Изготвяне и предоставяне на мотивиран отговор на клиента за решението по разрешаването на жалбата или възражението;
• Отговаря за оценка на тяхната ефективност и докладва за това на Прегледа от ръководството;
• При необходимост предоставя тази информация на вниманието на Комитета по безпристрастност за становище.
• Отговорник СУ
• Управлява процеса на разглеждане на постъпили жалби и възражения;
• Подготвя необходимите документи за разглеждане на жалбата или възражението;
• Води записи за всички етапи по процеса и съхранява записите от действията по жалбите и възраженията и предприетите коригиращи действия.
• Председател на Комисията по възражения
• Носи общата отговорност за работата на Комисията по възражения (КВ);
• Осигурява независимост и безпристрастност от останалите дейности по оценяване и при изпълнение на дейностите по рекламациите и възраженията;
• Ръководи заседанията на КВ.
• Административен секретар
• Отговаря за приемане, картотекиране и информиране на страните при постъпване и за решения по възражения и жалби;
• Отговаря за спазване на правилата и процедурите по отношение на конфиденциалността на информацията, използвана при всеки конкретен случай;
• Отговаря за подготовката на заседанията на Комисията по възражения;
• Води и съхранява записите за всички жалби и възражения и коригиращи действия по отношение на сертификацията.
• Друг персонал, съгласно техните отговорности.

ОПИСАНИЕ НА ДЕЙНОСТИТЕ

• Общи правила
• При поискване от клиент и всяка друга заинтересована страна, с разрешението на Ръководителя на ОСП, се предоставя възможност за запознаването с раздели на НК и процедури за провеждане на сертификация на продукти, включително настоящата процедура, които не представляват фирмена тайна;
• Грийн Био Серт разглежда само постъпили в писмен вид в свободна форма жалби или възражения срещу резултатите от провеждане на сертификационния процес, с необходимата обосновка и съответните писмени доказателства в подкрепа на жалбата и възражението, точно идентифицирани подател и обект на жалбата или възражението;
• Жалбите и възраженията по дейността се подават до Ръководителя на ОСП на Грийн Био Серт. Жалбите се подават в срок до 10 (десет) дни от датата на запознаването на клиента със становището или резултатите, свързани с дейностите по сертификация. Клиентът има право да подаде възражение в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на Сертификат, освен ако при оформяне на заявката за сертификация не е договорен друг срок;
• ОСП Грийн Био Серт е отговорен за всички решения на всички нива на процеса на разглеждане на жалбите или възраженията;
• На всеки етап от разглеждане на жалбите и възраженията Ръководителят на ОСП предоставя на жалбоподателя или подателя на възражението отчети за напредъка и резултатите;
• Грийн Био Серт води регистър за жалби и възражения. Регистърът съдържа: №, дата, подател на жалбата или възражението, Заявка №, становище, Изх. № на отговора. При постъпване на жалба или възражение, административния секретар незабавно прави запис в регистъра;
• При годишния преглед на системата за управление от ръководството, документите от жалбите и възраженията се анализират отново;
• Всички останали въпроси, които не са обект на настоящата процедура, са включени в договорните условия;
• Настоящата процедура е публикувана на сайта на Грийн Био Серт https://greenbio.bg/ Тя може да бъде предоставена на заинтересованите страни, клиентите и потенциалните клиенти на електронен носител по електронна поща и на хартиен носител в офиса или чрез куриер;
• Жалби

Жалба е всяко писмено изразяване на неудовлетвореност, различно от възражение от страна на лице или организация, свързано с действията на Грийн Био Серт, на член от персонала, от избран метод или от неспазване на договорирани срокове за извършване на контрол и други подобни, на което се очаква отговор. Тя може да се дължи на:

• неспазване на договорираните срокове за контрол;
• отсъствие на прозрачност на прилаганите от ОСП схеми за сертификация;
• конфликт на интереси;
• поведението на инспекторите
• други.

При постъпване на жалба в Грийн Био Серт, Ръководителят преценява дали жалбата се отнася за дейността по сертификация, за която той е отговорен.

Вписаната жалба се регистрира и записва в регистър жалби и възражения.

За получената жалба, Ръководителят на ОСП, писмено уведомява подателя, за когото се отнася, и за действията, които ще предприеме.

При основателна жалба Ръководителят на ОСП разглежда постъпилата жалба и организира предприемането на коригиращи действия съгласно Коригиращи и превантивни действия.

При категорично решение, че жалбата или възражението не се отнася за дейността по сертификация, Ръководителят на ОСП в писмена форма представя аргументиран отговор и мотивира отказа за предприемане на действия по разрешаването й, като го изпраща по пощата с обратна разписка.

При необходимост се събира допълнителна информация, свързана с предмета на жалбата и се уведомява подателя на жалбата за напредъка по проверката и разглеждането й.

По решение на Ръководителя на ОСП, при необходимост, се провежда извънреден вътрешен одит.

Решението, което трябва да бъде съобщено на подателя на жалбата, трябва да бъде взето или прегледано и одобрено от лице/лица, които не са участвали във въпросните първоначални дейности за контрол. Приетите за основателни жалби се разглеждат по същество, анализират се причините, проверяват се всички обстоятелства, определят се коригиращи действия и се предприемат мерки за удовлетворяване на жалбоподателя. Решението, с което се урежда жалбата, се взема, преглежда и одобрява от лица, които не са участвали в дейностите по сертификация, свързани с жалбата и за да се гарантира, че няма конфликт на интереси, да не са давали консултации на клиента и да не са били наети от клиента-жалбоподател, в течение на две години след края на консултацията или прекратяването на назначението.

Подателят на жалбата се информира писмено до 14 (четиринадесет) дни от получаването на жалбата за решението на Ръководството на Органа за сертификация на продукти.

Отговорът на жалбата се предава на жалбоподателя лично, срещу подпис или се изпраща по пощата с обратна разписка.

Висшето ръководство осигурява всички подходящи действия за отстраняване на причините за появяване на жалби към дейността на Грийн Био Серт.

• Възражения

Възражение е искане от предоставящия обекта за оценяване на съответствието (клиента) до органа за сертификация на продукти за преразглеждане на взето от този орган решение, отнасящо се до този обект. Възражения могат да възникнат при или във връзка с:

• несъгласие с получените резултати, въз основа на които се извършва оценката за съответствие и заключението от инспекцията;
• отказ за издаване, отнемане, преустановяване (временно спиране) на сертификат;
• временно спиране на процедурата за сертификация; прекратяване на процедурата за сертификация.
• Възражение от 1-ва степен се подава от операторите/подизпълнителите, контролирани от Грийн Био Серт, срещу действия или констатации, които възникват по време на провеждането на инспекции на място/извадки (установяване на несъответствия).

Всеки оператор/подизпълнител, който има сключен договор за контрол и сертификация с Грийн Био Серт, може да представи Възражение от 1-ва степен относно резултатите, получени от провеждането на проверка/вземане на проби на място, само по време на провеждането на проверката/вземането на проби, като записва неговите мнения и подписва формуляра заключение от инспекторски доклад или протокол за вземане на проби.

По изключение Грийн Био Серт може да приеме възражения от 1-ва степен, подадени след проверката, при условие че са напълно обосновани навреме (в рамките на 5 дни от датата на инспекцията) и начина на тяхното подаване. Тези възражения във всеки случай трябва да бъдат в писмена форма и конкретни, във връзка с възражението на оператора/подизпълнителя.

За подаването на възражение от 1-ва степен операторът/подизпълнителя може да попълни съответното поле във формуляра заключение от инспекторски доклад или протокол за вземане на проби, в края на проверката.

• Възражение от 2-ра степен се подава от операторите/подизпълнителите, контролирани от Грийн Био Серт, по отношение решенията за сертификация (предоставяне/отнемане/ограничаване на сертификат)

Всеки оператор/подизпълнител, който има сключен договор за контрол и сертификация с Грийн Био Серт може да подаде писмено Възражение от 2-ра степен до Грийн Био Серт в срок от пет (5) календарни дни от получаването на писмено уведомление за Решението за сертификация (предоставяне/отнемане /ограничаване).

Писменото възражение от 2-ра степен може да бъде подадено или чрез попълване и изпращане на съответния Формуляр за жалби/възражения, който е достъпен и чрез уебсайта на Грийн Био Серт, или във всяка друга писмена форма, която съдържа необходимата съответна информация (напр. име, имейл, телефонен номер).

Трето лице със законен интерес може да представи писмено възражение от 2-ра степен, в срок от пет (5) календарни дни от момента, в който е узнал за решението по какъвто и да е начин.

Подаването на възражение от 2-ра степен изисква заплащането на такса за възражение, за разходите на административния механизъм, който разглежда и взема решение по възражението. Размерът на таксата се определя всеки път от приложимия ценоразпис.

БЕЛЕЖКА: Операторите/подизпълнителите са информирани за правото на подаване възражение 2-ра степен срещу всяко Решение за сертификация на Грийн Био Серт, посредством наличния в същия документ текст:

Информираме Ви, че имате право да подадете възражение 2-ра степен пред Грийн Био Серт в срок от 5 календарни дни от получаването на настоящето, при условие че:

• а) подавате допълнителна документация от тази, която е била на разположение при вземането на Решението за сертификация; и
• б) предплатите разходите, основани на ценовата листа на ОСП Грийн Био Серт.

Грийн Био Серт възстановява предплатената сума в случай че първоначалното решение е отменено поради вина на Грийн Био Серт.

При постъпване на възражение в ОСП, Ръководителят преценява дали възражението се отнася за обхвата на сертификация, за които той е отговорен и ако НЕ, Ръководителят изпраща отговор на възразителя в писмена форма, по пощата с обратна разписка; ако отговора е ДА, се активира процедурата за разглеждане на постъпилото възражение.

При постъпване на възражение относно резултатите от дейността на Органа за сертификация, ОСП в 7-дневен срок, организира разглеждане на възражението от Комисия по възражения.

Ръководителят на Грийн Био Серт изработва незабавно писмено становище по възражението. Становището трябва да включва анализ на причините за възражението и да се регистрира във Регистър за жалби и възражения.

При възражения свързани със съмнения в достоверността на резултатите, получени от оценяването, Ръководителя на ОСП организира провеждането на:

• документална проверка за правилността на приемане на поръчката;
• подробни анализи на данните от записите и документите, съпровождащи обекта за оценяване;
• маркировката, изработката и правилното съхранение на продуктите/пробите за оценяване;
• коректността на използваната схема за сертификация.

Проверката се извършва от Ръководителят на ОСП, Отговорник СУ , инспектора(-ите), извършил(-и) оценяването и в присъствието на клиента, ако той пожелае това.

При необходимост ръководството може да привлече и външни експерти.

При становище, че има доказателства за извършено оценяване съгласно изискванията, но са допуснати грешки при съставянето на сертификата и възражението е основателно, отговорника по качеството и съответния инспектор коригират по установения ред съответните документи така, че резултатите да отразяват действителните констатации. Ръководител ОСП уведомява писмено подателя на възражението, за предприетите коригиращи действия.

При невъзможност спорът между страните да се реши по този начин, Ръководителят на ОСП създава Комисия по възраженията (КВ).

Членовете на КВ задължително трябва да отговарят на изискванията на т. 5.2 от MS.BIO.P06 Процедура за сертификация на биологични продукти и преди всичко да не са участвали в дейностите по сертификация, свързани с възражението и за да няма конфликт на интереси на персонал, който е давал консултации на клиент или е бил нает от клиент, да не бъде използван от органа за сертификация да преглежда или да одобрява решенията относно възражението на този клиент в течение на две години след края на консултацията или прекратяването на назначението.

За да гарантира компетентност и безпристрастност на работата на комисията, Грийн Био Серт е определило следните изисквания към председателя и членовете на комисията по възраженията:

• Комисията се състои от специалисти, необвързани по никакъв начин с ОСП, което се декларира писмено от тях;
• Комисията работи безвъзмездно.

Срокът за работа на КВ е 30 дни, при необходимост срокът може да се удължи, след писмено изложени аргументи.

На заседанията на КВ могат да присъстват всички заинтересовани страни, както и инспектори от ОСП. Всички те са без право на глас.

Комисията по възражения работи в съответствие с изискванията на 5.2 от MS.BIO.D01 Наръчник по качеството, като цялата вътрешна информация, отнасяща се до работата на КВ, се обработва при спазване на пълна конфиденциалност.

Решението на КВ е задължително за Ръководителя на ОСП и за подателя на възражението.

Копие от решението на КВ се изпраща на Ръководителя на ОСП и на подателя на възражението

Подателят на възражението се информира писмено до 14 (четиринадесет) дни от решението на КВ. Отговорът по възражението се изпраща на лицето, подало възражението, по пощата с обратна разписка.

Ако представителят на подателя на възражението приеме резултатите от контрола, се съставя констативен протокол.

При доказване значимостта на възражението, ако подателя на възражението не приеме съответните резултати от оценяването, се извършва повторно оценяване в целия първоначално поръчан обем или само на тези параметри, за които се възразява според обявеното писмено възражение от клиента. Оценяването се извършва от друг инспектор (екип) в присъствие на Ръководителя на ОСП, клиента и на независим експерт, ако той пожелае това.

При становище, че не са допуснати грешки при съставянето на сертификата, а резултатите от оценяването не отговарят на изискванията, за да се издаде сертификат, Ръководител ОСП взема решение за провеждането на повторно оценяване. То се осъществява от двама експерти на ОСП, независимо един от друг, при което:

• ако резултатите са еднакви и съвпадат с тези от предишното оценяване, възражението се счита за неоснователно. Ръководителят на ОСП съставя писмен отказ за приемане на възражението. Отказът се изпраща на подателя му;
• ако резултатите са еднакви, но са различни от предишното оценяване, възражението се счита за основателно. Ръководителят на ОСП предприема коригиращи действия и уведомява подателя на възражението за предприетите мерки за отстраняване на несъответствието. Резултатите от повторното оценяване се нанасят в протоколи. На базата на получените данни се изготвя сертификат за продукта.

Резултатите от повторното оценяване са окончателни.

В случаите, когато Възразилият не е удовлетворен от решението на КВ, той може да се отнесе до съда.

При критично възражение оценяването може да се извърши и от друг акредитиран орган за сертификация. Споровете в този случай се решават съгласно законите на Република България.

Подателят на възражението относно резултатите от оценяването на Органа за сертификация на продукти заплаща разходите за повторно извършване на оценяване, при неоснователност на възражението. За сумата се издава финансов документ.

При доказано от Комисията по възраженията несъответствие на резултатите по вина на Грийн Био Серт, разходите са за сметка на Органа за сертификация на продукти и се възстановяват на лицето, подало възражението. За сумата се издава финансов документ.

Проучването и вземането на решение по възражения в Грийн Био Серт не води до каквито и да е дискриминационни действия.

Висшето ръководство осигурява всички подходящи действия за отстраняване на причините за появяване на възражения към дейността на Грийн Био Серт

При основателно възражение отговорникът СУ организира извършване на извънреден вътрешен одит.

ЗАПИСИ

Грийн Био Серт документира постъпилите жалби и възражения в регистър на жалбите и възраженията.

Цялата документация по жалбата и/или възражението, констатациите, резултатите от проведеното оценяване, данните за използваните методи се съхраняват от Отговорника по качество, анализират се от персонала и Ръководителя на ОСП, управляват се съгласно изискванията на тази процедура и се съхраняват за срок от най-малко 5 години.